Privātuma politika

1. Pārzinis un kontaktinformācija

Pārzinis

Higašikavas pašvaldība

Atbildīgā struktūrvienība

Kultūras apmaiņas nodaļa

Adrese

Centpure II, Kultūras apmaiņas nodaļas birojs
1-1-2 Kitamachi, Higashikawa-cho, Kamikawa-gun, Hokkaido 071-1426, Japāna

Tālrunis

+81 166 82 2111

Konkursa kontaktadrese

latvia-contest@sutekinomori.com

Pašvaldības oficiālā e-pasta adrese

kouryu@town.higashikawa.lg.jp

Konkursa e-pasta adrese ir tikai šim konkursam paredzēta pāradresācijas adrese. Uz to nosūtītās vēstules tiek pārsūtītas pilnvarotajai personai, kura administrē konkursu.

2. Apstrādāto personas datu kategorijas

Pašvaldība iegūst tikai konkursa pieteikuma, saziņas un tīmekļvietnes drošas darbības nodrošināšanai nepieciešamo informāciju:

• dalībnieka valsts vai reģions, vārds un uzvārds, vārda lasījums, segvārds, vecuma grupa, adrese, tālruņa numurs un e-pasta adrese
• nepilngadīga dalībnieka aizbildņa vārds, kontaktinformācija un informācija, kas nepieciešama piekrišanas pārbaudei
• konkursa kategorija, darba nosaukums, darba apraksts, iesniegtais darbs un ar to saistītā informācija
• piekrišanas apliecinājumi konkursa noteikumiem un personas datu apstrādei
• saziņas veidlapā norādītā valsts vai reģions, vārds, e-pasta adrese, izvēles tālruņa numurs, temats, jautājuma kategorija un ziņojums
• servera žurnālu dati, piemēram, IP adrese, piekļuves datums un laiks, pieprasītais URL, HTTP statuss, lietotāja aģents un tehnisko kļūdu informācija
• PHP sesijas informācija, kas nepieciešama veidlapu aizsardzībai

3. Apstrādes nolūki un pamats

• pieteikumu saņemšana, dalībnieku identificēšana un atbilstības pārbaude
• konkursa administrēšana, vērtēšana, balsošanas pārvaldība, uzvarētāju noteikšana un saziņa
• darbu drukāšana, izstādīšana, publicēšana tīmekļvietnē, rezultātu izziņošana un konkursa arhīva veidošana
• aizbildņa piekrišanas pārbaude nepilngadīgiem dalībniekiem
• atbilžu sniegšana uz jautājumiem un nepieciešamā saziņa
• krāpniecisku pieteikumu, neatļautas balsošanas, ļaunprātīgas izmantošanas un drošības apdraudējumu novēršana un izmeklēšana
• tehnisko traucējumu izmeklēšana un tīmekļvietnes drošas darbības nodrošināšana
• dokumentu pārvaldība saskaņā ar piemērojamiem tiesību aktiem un Pašvaldības noteikumiem

Datu apstrāde ir nepieciešama, lai pēc dalībnieka pieprasījuma pieņemtu un administrētu brīvprātīgu dalību konkursā atbilstoši konkursa noteikumiem. Datu publicēšana notiek, pamatojoties uz dalībnieka vai, ja nepieciešams, aizbildņa piekrišanu. Drošības žurnāli tiek apstrādāti, lai aizsargātu tīmekļvietni, pieteikumus un Pašvaldības informācijas sistēmas. Ja piemērojams Vispārīgās datu aizsardzības regulas 6. pants, attiecīgais pamats ir piekrišana, pirmslīguma vai līgumiska nepieciešamība un sistēmu drošības nodrošināšanas leģitīmās intereses atkarībā no konkrētās apstrādes darbības.

Ja obligātie dati netiek sniegti, Pašvaldība nevar pieņemt konkursa pieteikumu. Saziņas veidlapas izvēles lauku neaizpildīšana nerada nelabvēlīgas sekas.

4. Publiskojamā informācija

Dalībnieka īstais vārds, adrese, tālruņa numurs, e-pasta adrese un aizbildņa informācija netiek publicēta. Konkursa norisei, izstādei, publicitātei un arhīvam tīmekļvietnē, izstādē, drukātos materiālos vai citos medijos var tikt publicēta šāda informācija:

• segvārds
• iesniegtais darbs un darba fotogrāfijas
• darba nosaukums un apraksts
• valsts vai reģions
• vecuma grupa
• konkursa kategorija
• iegūtā vieta vai balva

5. Nepilngadīgie dalībnieki

Konkursā var piedalīties jebkura vecuma persona. Dalībniekam, kurš nav sasniedzis 18 gadu vecumu, pirms pieteikuma iesniegšanas jāsaņem aizbildņa piekrišana. Pašvaldība var lūgt šo piekrišanu apliecināt, tostarp pirms balvas galīgās apstiprināšanas. Nepilngadīgo personas dati tiek apstrādāti ar īpašu rūpību, ņemot vērā dalībnieka vecumu un situāciju.

6. Piekļuve datiem un datu izpaušana

Piekļuve pieteikumu datiem ir ierobežota līdz pilnvarotajai Higašikavas pašvaldības Kultūras apmaiņas nodaļas personai, kura veic konkursa administrēšanu, vērtēšanu, balsošanas pārvaldību, tīmekļvietnes administrēšanu, drukāšanu un izstādes sagatavošanu. Personas dati netiek izmantoti ārpus norādītajiem nolūkiem vai izpausti trešajām personām, izņemot gadījumus, kad to paredz tiesību akti, tas nepieciešams personas dzīvības, veselības vai īpašuma aizsardzībai, vai ir saņemta attiecīgās personas piekrišana.

Ja darbu drukāšanai vai cita uzdevuma izpildei būs nepieciešams piesaistīt ārēju pakalpojuma sniedzēju, Pašvaldība nodos tikai nepieciešamo informāciju un nodrošinās atbilstošu līgumu un uzraudzību.

7. Mitināšana Vācijā un starptautiska apstrāde

Tīmekļvietne un pieteikumu datubāze tiek mitināta Hetzner Online GmbH serverī Vācijā. Hetzner Online GmbH apstrādā datus kā mitināšanas pakalpojuma sniedzējs saskaņā ar datu apstrādes līgumu un Pašvaldības norādījumiem.

Dalībnieku iesniegtā informācija tiek glabāta serverī Vācijā, un tai no Japānas piekļūst pilnvarotā Higašikavas pašvaldības persona. Tādēļ dati tiek apstrādāti Vācijā un Japānā. Pašvaldība piemēro attiecīgajos tiesību aktos paredzētos aizsardzības pasākumus.

8. Glabāšanas termiņi

• pieteikumu ieraksti, uzvarētāju nepubliskā informācija, aizbildņu dati, piekrišanas apliecinājumi un saziņas ieraksti: termiņu, ko nosaka Higašikavas pašvaldībai piemērojamie dokumentu pārvaldības noteikumi, vai tik ilgi, cik nepieciešams konkursa administrēšanai, auditam, strīdu risināšanai un juridisko pienākumu izpildei
• publiskais konkursa arhīvs: segvārds, darbs, darba nosaukums un apraksts, valsts vai reģions, vecuma grupa, kategorija un rezultāts var tikt glabāti bez noteikta termiņa kā konkursa vēsturiskais ieraksts
• servera piekļuves un kļūdu žurnāli: parasti 10 dienas
• rezerves kopijas: pēc dzēšanas dati šifrētās rezerves kopijās var saglabāties līdz 90 dienām; rezerves kopijas netiek atjaunotas, izņemot gadījumus, kad tas nepieciešams avārijas atjaunošanai vai sistēmas drošībai

Kad personas datu glabāšana vairs nav nepieciešama, dati tiek droši dzēsti vai iznīcināti saskaņā ar piemērojamajiem dokumentu pārvaldības noteikumiem.

9. Sīkdatnes, analītika un ārējie pakalpojumi

Tīmekļvietne neizmanto apmeklējumu analītiku, reklāmu, uzvedības izsekošanu, sociālo tīklu iegultos elementus, ārējos fontus vai trešo pušu reklāmas skriptus. Veidlapu aizsardzībai pret ļaunprātīgu izmantošanu, CSRF uzbrukumiem un citiem apdraudējumiem var tikt izmantota tehniski nepieciešama PHP sesijas sīkdatne. Tā netiek izmantota reklāmai, analītikai vai izsekošanai citās tīmekļvietnēs.

10. Drošības pasākumi

Pašvaldība īsteno nepieciešamos un samērīgos organizatoriskos un tehniskos pasākumus, tostarp piekļuves ierobežošanu, šifrētu sakaru izmantošanu, servera un datubāzes aizsardzību, žurnālu kontroli un rezerves kopiju pārvaldību, lai novērstu neatļautu piekļuvi, noplūdi, nozaudēšanu, izmainīšanu vai bojāšanu. Drošības apsvērumu dēļ detalizēta sistēmu konfigurācija netiek publicēta.

11. Datu subjekta tiesības

Datu subjekts vai likumīgs pārstāvis saskaņā ar piemērojamiem tiesību aktiem un Pašvaldības procedūrām var pieprasīt piekļuvi saviem personas datiem, to labošanu, papildināšanu, dzēšanu, apstrādes ierobežošanu vai pārtraukšanu, datu izpaušanas pārtraukšanu vai piekrišanas atsaukšanu. Identitātes pārbaudei var tikt lūgta papildu informācija. Ja pieprasījumu nevar izpildīt tiesību aktos paredzēta iemesla dēļ, Pašvaldība paskaidro atteikuma iemeslu.

Piekrišanas atsaukšana neietekmē apstrādes likumību pirms atsaukšanas. Piekrišanas atsaukšana pēc pieteikšanās termiņa beigām vai vērtēšanas sākuma var nozīmēt pieteikuma atsaukšanu. Ja tiek lūgts dzēst jau publicētu darbu, Pašvaldība izvērtē piemērojamos tiesību aktus, konkursa arhīva sabiedrisko nozīmi, trešo personu tiesības un citus apstākļus.

12. Sūdzības un saziņa

Jautājumus, sūdzības un pieprasījumus par personas datu apstrādi var iesniegt, izmantojot 1. sadaļā norādīto konkursa kontaktadresi vai Higašikavas pašvaldības Kultūras apmaiņas nodaļas kontaktinformāciju. Personai ir arī tiesības iesniegt sūdzību kompetentajai uzraudzības iestādei saskaņā ar piemērojamiem tiesību aktiem. Vispārīgiem jautājumiem par Higašikavas pašvaldības personas datu aizsardzības sistēmu var zvanīt Higašikavas pašvaldības Plānošanas un vispārējo lietu nodaļai pa tālruni +81 166 82 2111.

13. Automatizēta lēmumu pieņemšana

Pašvaldība neveic tikai uz personas datu automatizētu apstrādi balstītu lēmumu pieņemšanu vai profilēšanu, kas dalībniekam rada tiesiskas vai līdzīgi būtiskas sekas.

14. Politikas grozījumi

Pašvaldība var grozīt šo politiku, ja mainās tiesību akti, apstrādes kārtība vai tīmekļvietnes pakalpojumi. Par būtiskiem grozījumiem tiks paziņots šajā tīmekļvietnē.