プライバシーポリシー

1. 個人情報の取扱主体

取扱主体

東川町

担当部署

文化交流課

所在地

せんとぴゅあII 文化交流課オフィス
〒071-1426 北海道上川郡東川町北町1丁目1番2号

電話

0166-82-2111

コンテスト専用窓口

latvia-contest@sutekinomori.com

公式メールアドレス

kouryu@town.higashikawa.lg.jp

コンテスト専用メールアドレスは、本コンテスト専用の転送アドレスです。このアドレスに送信されたメールは、コンテスト運営を担当する権限を有する担当者の受信先へ転送されます。

2. 取得する情報

本町は、コンテストへの応募、お問い合わせ、ウェブサイトの安全な運用に必要な範囲で、次の情報を取得します。

• 応募者の国・地域、氏名、氏名の読み方、ニックネーム、年齢区分、住所、電話番号およびメールアドレス
• 未成年者の保護者に関する氏名、連絡先および同意確認に必要な情報
• 応募部門、作品名、作品説明、応募作品および作品に付随する情報
• 応募規約および個人情報の取扱いに関する同意記録
• お問い合わせにおける氏名、国・地域、メールアドレス、任意の電話番号、件名、問い合わせ区分およびメッセージ
• IPアドレス、アクセス日時、要求されたURL、HTTPステータス、ユーザーエージェントおよび技術的なエラー情報等のサーバーログ
• フォームの安全性を確保するために必要なPHPセッション情報

3. 利用目的

• 応募の受付、本人確認、応募資格および応募内容の確認
• コンテストの運営、審査、投票管理、受賞者の決定および連絡
• 作品の印刷、展示、ウェブサイトへの掲載、結果発表およびコンテスト記録の作成
• 未成年者の保護者同意の確認
• お問い合わせへの回答および必要な連絡
• 不正応募、不正投票、迷惑行為およびセキュリティ上の脅威の防止・調査
• システム障害の調査、ウェブサイトおよびフォームの安全な運用
• 法令、本町の文書管理規程その他の関係規程に基づく記録管理

応募に必要な情報が提供されない場合、応募を受け付けることができません。お問い合わせフォームの任意項目を提供しないことによって、不利益が生じることはありません。

4. 公開する情報

応募者の実名、住所、電話番号、メールアドレスおよび保護者情報は公開しません。コンテストの運営、展示、広報および記録のため、次の情報をウェブサイト、展示、印刷物その他の媒体で公開する場合があります。

• ニックネーム
• 応募作品および作品の写真
• 作品名および作品説明
• 国・地域
• 年齢区分
• 応募部門
• 受賞結果

5. 未成年者の応募

年齢にかかわらず応募できますが、18歳未満の応募者は、応募前に保護者の同意を得なければなりません。本町は、受賞の確定前を含め、必要に応じて保護者の同意を確認することがあります。未成年者の個人情報は、その年齢および状況に配慮して慎重に取り扱います。

6. 取扱いおよび第三者への提供

応募情報へのアクセスは、東川町文化交流課において本コンテストの運営、審査、投票管理、ウェブサイト管理、印刷および展示準備を担当する権限を有する担当者に限定します。個人情報は、法令に基づく場合、人の生命・身体・財産の保護に必要な場合、または本人の同意がある場合を除き、利用目的の範囲を超えて利用または第三者へ提供しません。

作品の印刷その他の作業で外部の事業者に個人情報の取扱いを委託する必要が生じた場合、本町は必要な範囲に限定し、適切な契約および監督を行います。

7. ドイツでのホスティングおよび国外での取扱い

本ウェブサイトおよび応募データベースは、ドイツに所在するHetzner Online GmbHのサーバーでホスティングされています。同社は、本町の指示に基づくホスティング事業者として、データ処理契約に従いデータを取り扱います。

応募者が送信した情報はドイツのサーバーに保存され、東川町の権限を有する担当者が日本からアクセスします。このため、情報はドイツおよび日本で取り扱われます。本町は、適用法令に従い、必要な安全管理措置を講じます。

8. 保存期間

• 応募記録、受賞者の非公開情報、保護者情報、同意記録およびお問い合わせ記録：東川町に適用される文書管理規程その他の関係規程に定める期間、またはコンテスト運営、監査、紛争対応および法的義務のために必要な期間
• 公開するコンテスト記録：ニックネーム、作品、作品名、作品説明、国・地域、年齢区分、応募部門および受賞結果を、コンテストの歴史的記録として期間を定めず保存する場合があります
• サーバーアクセスログおよびエラーログ：原則として10日間
• バックアップ：削除後も暗号化されたバックアップに最長90日間残る場合があります。バックアップは、災害復旧またはシステム保安上必要な場合を除いて復元しません

保存の必要がなくなった個人情報は、適用される文書管理規程その他の関係規程に従い、適切な方法で削除または廃棄します。

9. Cookie、アクセス解析および外部サービス

本サイトは、アクセス解析、広告、行動追跡、SNS埋め込み、外部フォントまたは第三者の広告スクリプトを使用しません。フォームの不正利用防止、CSRF対策その他の安全確保のため、技術的に必要なPHPセッションCookieを使用する場合があります。このCookieは、広告、アクセス解析またはサイトを横断する追跡には使用しません。

10. 安全管理措置

本町は、個人情報への不正アクセス、漏えい、滅失、改ざんまたは毀損を防止するため、アクセス権限の制限、通信の暗号化、サーバーおよびデータベースの保護、ログ管理、バックアップ管理その他の必要かつ適切な組織的・技術的安全管理措置を講じます。安全上の理由から、具体的な設定内容は公開しません。

11. 本人の権利および請求

本人または適法な代理人は、適用法令および本町の手続に従い、自身の個人情報について、開示、訂正、追加、削除、利用停止、提供停止、処理の制限または同意の撤回等を請求できる場合があります。本人確認のため、必要な情報の提示をお願いすることがあります。法令に基づき請求に応じられない場合は、その理由を説明します。

同意の撤回は、撤回前に行われた取扱いの適法性に影響しません。応募期間終了後または審査開始後の撤回は、応募の取下げにつながる場合があります。公開済みの作品について削除の申出があった場合、本町は法令、コンテスト記録の公益性、第三者の権利その他の事情を考慮して対応します。

12. 苦情およびお問い合わせ

個人情報の取扱いに関するお問い合わせ、苦情または請求は、第1項のコンテスト専用窓口または東川町文化交流課へご連絡ください。また、本人は、適用法令に基づき、権限を有する監督機関へ苦情を申し立てることができます。東川町の個人情報保護制度全般に関するお問い合わせは、東川町企画総務課総務室（電話：0166-82-2111）へご連絡ください。

13. 自動化された意思決定

本町は、応募者に法的効果または同様に重大な影響を与える、個人情報のみに基づく自動化された意思決定またはプロファイリングを行いません。

14. 改定

本町は、法令、運用方法またはサービス内容の変更に応じて本ポリシーを改定することがあります。重要な変更を行う場合は、本ウェブサイト上でお知らせします。